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第6节：用〃一张A4纸〃充实你的职业生涯（1）
第1章
用〃一张A4纸〃充实你的职业生涯
……时间&工作的管理法
日程管理表单
（每月、每周）
时间损耗划分表单
先后顺序划分表单
让人安心入睡的二分法表单
日程管理表单（每月、每周）
将每月、每周的日程整理到一张A4纸上
对于商务人士来说，日程笔记是不可或缺的东西。你的笔记上也记满了〃某月某日上午10点，与A公司的A社长会谈〃、〃某月某日下午两点～三点，销售会议〃、〃某月某日下午两点，Ｂ公司的Ｂ来公司拜访〃之类的事情吧。
如果事情都能够按计划进行，大家就不会觉得苦恼了。但是，能够按计划进行的概率大约为6成左右。可以说剩下的4成会由于对方的原因或出现突发事件而不得不改期，如〃由于Ａ公司社长时间安排不开，会谈延期了〃、〃销售会议时间延长，直到傍晚五点才结束〃等。
而且，如果仅注意每天的日程安排，就会忘记留意每月、每周应该做的事情，有时甚至可能出现大的纰漏。
因此，我推荐大家使用一张A4纸的〃日程管理表单〃。这张表分为（每月）表和（每周）表。
我首先来介绍（每月）表的要点，我们首先从记录二～三个月跨度的工作目标开始做起。这个时候，目标要以名词性词语结句。这样，我们就可以对应该做什么有印象了。如果用文章的形式记录目标，总是会使目标变得有些模糊，而且很有可能导致目标无法实现，或是时间延迟。比如：
〃五月下旬 〃新产品的宣传活动〃〃
〃在此之前 〃新产品的说明书〃〃
然后，我们要思考一下〃为了完成这个目标，以周为单位必须要做的事情〃，并将其作为每周目标记录到A4纸上。
为了能在五月的下旬开展新产品的宣传活动，必须在四月中旬之前确定好预算，并将内容归纳总结一下。也就是说，要在三月下旬之前总结出计划书，在本部长会议上提出来，并得到批准。
为此，需要对同行业其他公司的动向进行调查。三月的第一周调查A公司，第二周调查B公司，如果有时间，C公司也调查一下。这样一来，就可以试着将自己公司的产品有别于其他公司的产品。
在五月下旬之前必须制作完成的新产品说明书也是一样，我们如果能以周为单位细分工作步骤，这种情况下〃应该做的事情〃就同样清楚明了了。
为了能在五月下旬之前完成新产品的说明书，必须在四月下旬之前制作好设计方案和拷贝件。因此，需要在三月下旬之前做好最终稿（设计样本）。
这样一来，就不会稀里糊涂了。三月的第一周与设计师和摄影师碰面，在第二周完成摄影，第三周如果不委托设计师完成最终稿的制作……
将以上内容作为每周目标记录到A4纸上。
我们首先要在日程管理表单上写上最终目标。接着写每月目标。然后再详细地写出每周目标。而且，每个每周上要标注日期。在每周目标中，考虑好是否需要先做某件事，确定好每个每周目标的日期顺序是很重要。
而且，如果是由自己负责，则写上自己，如果是需要委托某人做的事情，则写上相应的人名。而且，我们要在现状一栏记录上每周例行会议（后述）上的实际情况。结束了的事情则记录上〃结束〃，已经委托某人办理的事情则记录上〃已委托〃。
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第7节：用〃一张A4纸〃充实你的职业生涯（2）
我之所以说每周目标很重要，是因为大部分人会以一周为单位制定日程安排。这样做不仅能使自己轻松掌握日程安排，还意味着容易与他人进行时间上的协调。
原本与设计师、摄影师约定在周二碰面，但如果有急事，就有可能将碰面日期改到另外一天，而这样做并不会打乱这一周的计划。也就是说，这样做有一个优势，那就是不必为这件事手忙脚乱，只要不将这件事拖到下周以后就可以。因此，我们需要养成抓住〃尾巴〃、将这一周应该做的事情在周五前做完的习惯。
先下手为强。
你也赶快从将日程管理总结到一张A4纸上，使宏观目标细化成微观目标，从投入到以周为单位的工作中做起吧。这样一来，即使由于对方的有事或出现突发事件而不得不改变日程，你也不用因为这些事而烦恼了，而且这样应该能够将能量聚集到应该做的事情上。
日程管理表单（每月）
目标 截止日期 3月 4月 5月
新产品的宣传 2007年5月 本部长会议上
确认 确定预算 开始宣传
新产品说明书 2007年5月 最终稿 说明书的设计与拷贝件的制作 新产品说明书
日程管理表单（每周）
目标 每月目标 每周目标 日期 负责人
（受托人） 现状
1w 2w 3w 4w 5w
新产品的
宣传 本部长会议上确认 调查A公司 2 大林
结束
调查Ｂ公司的 9 大林
已委托
调查Ｃ公司 16 大林 已委托
新产品
说明书 最终稿的
制作 原案的制作 23 自己 结束
本部长会议上
确认 28 自己
开会商议 2 自己
摄影 9 田口
最终稿图片的确定、订货 16 自己
最终稿完成 30 田口
根据一张A4日程管理表召开每周的例行会议
我在前一节叙述了一张A4纸日程管理表单的重要性，但有一点我还要说明一下，即尽量与单位的同事共享此日程管理表单。之所以要这样做，是因为一旦突然有事，无法脱身，你就需要他人的支持和帮助，如〃让后辈帮忙调查A公司的事情吧〃、〃让同事代替我去与新产品的摄影师碰面吧〃。
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第8节：用〃一张A4纸〃充实你的职业生涯（3）
而且，如果这一天后辈和同事也有安排，无法脱身的话，该怎么办呢？这方面的协调非常麻烦，而且这样做会导致日程安排乱成一片。
因此，即使是从预防这种情况发生的意义上来说，我也希望大家能够与单位的同事、项目成员们开每周例行会议，互相报告、确认一下下周的日程安排。而且，我们还要根据对方的日程安排调整自己的日程。这样一来，彼此的业务便可顺利进行了。
不仅如此。如果能跟摄影师沟通一下，对〃这周末无论如何也要使用某某照片，所以能不能将摄影日程安排到这周的中间呢〃一事进行确认，也能够起到防止自己的业务延迟的作用。
而且，如果事先知道〃他下周有一件无法推辞的重要事情，所以那天就不要委托他做其他事情了〃这一情况，至少可以留意一下。
这一点对对方来说也是一样。有的时候，可能需要你去帮忙做一件事情，这样一来，对对方也是一种帮助。这对双方都有利。
关于每周例行会议的召开日期和时间，我建议大家尽量在周五下午一上班的时候就举行。这是因为如果有件事必须在这周之内完成，周五上午你一定会担心这件事，对于例行会议，就会变得心不在焉。傍晚也是如此，如果傍晚时分必须做好周末上班的准备，或是调整下周的日程，也可能对例行会议心不在焉。
在这里，重要的是建立一种体制，即每个人都以一种非常积极的心态参加例行会议，并互相了解一下对方的日程安排，必要的时候，能够互相帮助。只要能做到这一点，你的一张A4纸〃日程管理表单〃就会如虎添翼，会变得更加完美。
时间损耗划分表单
从一张A4纸看出时间损耗
人或多或少都会有口头禅，如果是由于过度使用电脑而肩酸、腰痛的人，口头禅会是〃累了〃、〃好疲惫〃；如果是器量狭小的人，口头禅会是〃好担心啊〃、〃好不安啊〃、〃不会有事吧〃等等。说到商务人士用的最多的口头禅，应该会是〃太忙了〃、〃好难〃吧。
某化妆品公司宣传室的K科长就是如此。他嘴里一天到晚念叨着〃太忙了〃〃好难〃，总是把这种牢骚挂在嘴边。
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第9节：用〃一张A4纸〃充实你的职业生涯（4）
〃今天上午，学生时代的朋友突然来访，所以我去跟他一起吃午饭，他跟我聊到了再就业的事情。因此，我浪费了将近两个小时的时间。〃
〃我花了很多时间在修改新产品的说明上，今天又要加班了。对了对了，我还得查看一下邮件……〃
但是，在我看来，这是他自作自受，自己勒自己的脖子。因为K科长只不过是自己给自己添忙罢了。是他自己在不知不觉中浪费了时间。
这到底是怎么回事呢，其实我们只要将这些事情归纳成一个〃时间损耗划分表单〃，就立刻能看到问题所在了。首先，我们要回忆一下自己最近一周的日程安排，我们从记录每天的日程做起。这里面也包括不速之客、计划外的安排，所以如果您使用Outlook等工具，可以在当初制定的计划的基础上，打上改期之后的日程安排，并将其打印出来。
接着，我们便可以在此基础上，看看它属于以下4种情况的哪一种。
① 本不应该插进来的事情
② 本可以汇总的事情
③ 本可以委托他人做的事情
④ 本可以通过与人商量简化的事情
我按顺序来说明一下吧。
①中的〃本不应该插进来的事情〃，指本可以根据自己的判断排除掉的安排。以K科长为例来说的话，学生时代的友人来与之商量再就业的事情，结果浪费了将近两小时的时间一事，便属于这种情况。但是，我认为，如果事先确认一下有何事，说一句〃能不能日后再详谈〃，这两个小时的时间就可以大幅缩短，甚至是变成零。
②中的〃本可以汇总的事情〃，是指本可以根据自己的判断压缩的事情。查看邮件等事情便是很好的例子，利用被打乱了的时间去做这种事情，就会浪费时间。如果能事先确定好早上、下午或傍晚查看邮件，便可以节约百分之二十到三十的时间。
③中的〃本可以委托他人做的事情〃，是指本可以拜托他人帮忙做的事情，以K科长为例来说的话，修改新产品说明书上所要记载的说明而花费了很多时间一事，便属于这种情况。这些事情只要交给部下或后辈人去做，花费的时间就会大幅缩短，或是变成零。
◇。◇欢◇迎访◇问◇
第10节：用〃一张A4纸〃充实你的职业生涯（5）
④中的〃本可