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4．若对方要求找其他人通话时，应马上帮助传达。
5．若对方要找的人不在，应礼貌地转告对方，并主动提出是否需要帮助，是否可找别人讲话或询问对方的电话号码等，以便再与其联络，绝不要简单说声“他不在”就挂断电话，这样会显得鲁莽而无礼。要是对方有留言，必须确实记住留言内容：
（1）何时何人来的电话？
（2）有何要事？
（3）需要回电话吗？
（4）回电话的对象是谁，如何称呼？
（5）是否再打过来？
6．对方电话号码等等。记完后要复述一遍，并告其请放心，一定转告，然后把留言条放到留言对象的桌上，以便他回来时能看到。
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一 与上司沟通的语言技巧（1）
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职场沟通的重要性
在职场中，要想与上司进行有效地沟通，这就需要你有较强的语言表达能力。任何一个岗位上的员工都需要跟上司、领导打交道。大部分员工的感受都是“伴君如伴虎”，上司永远是不可捉摸的。于是乎，缩手缩脚，如履薄冰。其实，并非“老虎的屁股摸不得”，而在于员工怎样去“摸”，这就要求员工要好好地掌握与上司进行沟通的语言技巧。一个会说话的下属不但在职场中受欢迎，而且在其他任何地方也都是受欢迎的。
三国演义里有这样一个例子：曹操怒斩杨修片段，主要是分析员工该怎样与上司进行语言沟通。操屯兵日久，欲要进兵，又被马超拒守；欲收兵回，又恐被蜀兵耻笑，心中犹豫不决。适庖官进鸡汤。操见碗中有鸡肋，因而有感于怀。正沉吟间，夏侯惇入帐，禀请夜间口号。操随口曰：“鸡肋！鸡肋！”惇传令众官，都称“鸡肋”。行军主簿杨修，见传“鸡肋”二字，便教随行军士，各收拾行装，准备归程。有人报知夏侯惇。惇大惊，遂请杨修至帐中问曰：“公何收拾行装？”修曰：“以今夜号令，便知魏王不日将退兵归也：鸡肋者，食之无肉，弃之有味。今进不能胜，退恐人笑，在此无益，不如早归：来日魏王必班师矣。故先收拾行装，免得临行慌乱。”夏侯惇曰：“公真知魏王肺腑也！”遂亦收拾行装。于是寨中诸将，无不准备归计。当夜曹操心乱，不能稳睡，遂手提纲斧，绕寨私行。只见夏侯惇寨内军士，各准备行装。操大惊，急回帐召惇问其故。惇曰：“主簿杨德祖先知大王欲归之意。”操唤杨修问之，修以鸡肋之意对。操大怒曰：“汝怎敢造言，乱我军心！”喝刀斧手推出斩之，将首级号令于辕门外。
由这则故事可以看出曹操只是犹豫不决，遂以“鸡肋”为号，但未下令退兵，但杨修自以为洞察其真实意图，自作主张，视领导权威于不顾，是其罪名一也；大军初败，军心、士气为重，杨修扰乱军心，是其罪名二也。最后，告诉员工不要以自己的看法、想法来替代上司的指令，自作聪明反被聪明误。尤其是作为企业的行政人员，在传达上司的指令时，不但要把握好说话的时机与场合，而且更应该掌握好与上司沟通的语言技巧。应该从上司所处的实际环境，发出指令的背景，来领会其真实的意图。
由此便可以归纳出与上司进行沟通时应该注意的事项主要有：
要把握与上司沟通的语言技巧与说话的时机和场合，依据上司所处的场合和当时的心情注意领导的眼睛和手，能够了解上司的意图是什么。｜奇＋_＋书*_*网｜
沟通的目的并不是为了理解，而是为了消除误解，掌握好语言沟通的技巧比沟通的内容显得更重要。过程不愉快，结果肯定不满意。沟通是一门科学；更是一门艺术。事实上，沟通无处不在！不仅人际关系需要进行沟通，并且在事业上也需要沟通，同时相互合作也需要沟通，然而，更为重要的是与上司也需要进行沟通，并且还必须掌握与上司进行沟通的语言技巧。
当自己被提拔时，也应该掌握与上司沟通的技巧。
在如今的职场中，“有德有才之士”被提拔到更高的职位是十分正常的事。这些人大都年富力强，前途远大，不管他们自身愿不愿意，一旦到了领导岗位，就一定要掌握说话的艺术和技巧。在被提拔之前，你或许是个芝麻大的小官，或者只是个普通职员，话说得好不好，对你的影响不太大。可现在不同了，你成了领导，成了别人的上司，你说出来的话，要影响到很多人。古人认为，官场之妙，妙在心机和口舌，因此，尽快学会说话是你成为领导之后无法推托的课程。
当你被提拔之后，原来的上司或许成了你的同事，而原来的同事成了你的下属，这种变化使得你与他们之间突然有了一种很微妙的距离感。这时你怎样说话才能尽快打破这种局面，使他们适应你的新身分呢？
没有哪一位上司会喜欢盛气凌人的下属，那样他会感到他的位置受到威胁，如果以后你再想升迁就没有那么容易了。所以在与上司进行语言沟通时，要会表达，语言要清楚，语音要洪亮、语句要通俗易懂，所表达的意思容易被上司听懂，不要装腔作势。
说话人人都会，话是否说得动听，有效果。通过说话的过程给他人留下一个良好的印象，并不是每个人的专长。特别是在与上司进行语言沟通的过程中，懂得说话的艺术及技巧特别重要。上司在公司里掌握着生杀予夺的大权，不小心说错了话，只好自己掂量一下后果吧！
怎么与上司进行语言沟通？许多员工都有过在上司面前说错话的惨痛经历，对于“与上司沟通的语言技巧”这个问题感到十分地苦恼。
在与上司进行语言沟通时不要代替上司做出决定，更应该引导上司，让上司说出自己的决定：比如：刘小诗年轻干练、活泼开朗，入行不几年，职位不断地往上升，没过多久便成为单位里的主力干将。几天前，新老板走马上任，下车伊始，就把小诗叫到办公室并说：“刘小诗，你经验丰富，能力又强，这里有个新项目，你就多费心盯一盯吧！”
受到新老板的重用，小诗欢欣鼓舞。恰好这天要去上海附近的某个城市进行谈判，小红进行合计后，由于人多，坐公交车不太方便，人也受累，这样以来便会影响谈判效果；打车吧，一辆车又坐不下，两辆费用又太高；还是包一辆车好，既经济又实惠。
小诗拿定主意之后，并没有直接去办理。身在职场有一段时间的小诗，在职场生涯中她懂得遇事应该向上司进行汇报一下，这是必要的。由此，小诗便来到了上司的办公室里，并说：“老板，您看，我们今天要出去，”小诗把几种方案的利弊进行分析了一番，紧接着又说：“所以呢，我决定包一辆车去！”汇报完毕，小诗发现老板的脸色不知什么时候黑了下来。上司生硬地对小诗说：“是吗？可是我认为这个方案不太好，你们还是买票坐长途车去吧！”这时小诗愣住了，让她出其不意的是一个如此合情合理的建议竟然被打了“回头水。”
“按理说这是没道理的呀，傻瓜都能看出来我的方案是最佳的？”小诗大惑不解。
通过小诗的这个例子可以看得出：小诗凡事多向老板汇报的意识是非常可贵的，错就错在她“措辞不当。”值得注意的地方，小诗说的是：“我决定包一辆车！”在老板面前，说“我决定该怎样做”是上司最犯忌讳的。
假如小诗能这样说：“老板，现在我们有三个选择，各有利弊。我个人认为包车比较可行，但我做不了主，您经验丰富，帮我做个决定行吗？”老板听到这样的话，肯定会做个顺水人情，答应自己的请求，这样一来岂不是两全其美了吗？
在沟通的过程中不要与上司开黑色玩笑，尽管它只是一个玩笑而已，也是开不得的。
小敏是某公司的报关员，更是个聪明的女孩子。她脑子转得快、言辞犀利，并且还具有幽默细胞，是公司的一颗“开心果”。可是这么优秀的小敏，在公司里却得不到上司的青睐。
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一 与上司沟通的语言技巧（2）
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小敏工作相当努力，有时为了赶时间，一大清早就要赶到海关报关。满身疲惫回到办公室，上司不但不体谅她反而还不断地不分青红皂白地说她迟到、旷工，不管小敏做怎样的解释都不行。小敏委屈极了，就向有经验的人求教。有经验的人问她：“你平时是否在言词上有对老板不敬啊？”
这么一问，小敏就想起了以前的事情，自己平时就爱与同事开玩笑，后来看到上司斯斯文文，对公司里的员工总是笑眯眯的，胆子一大，就开起了老板的玩笑。这天，老板一身簇新地来上班了，灰西装、灰衬衫、灰裤子、灰领带。小敏夸张地大叫一声：“老板，今天穿新衣服了！”老板听了咧嘴一笑，还未曾来得及品味喜悦的感觉，小敏就又接着说了一句让老板十分不爱听的话：“像只灰耗子！”
又是一天。客户来找上司签字，连连夸奖上司：“您的签名可真气派！”这时，小敏正好走进办公室，听了之后便是一阵坏笑：“能不气派吗，我们老板在暗地里练习可有三个月的时间了。”小敏这句话说出口之后，上司和客户便同时陷入了尴尬的局面。
由小敏身上所发生的事情可以得知：开玩笑确实可以拉近同事间的距离，缓和人际关系，但如果玩笑开得过大，就有攻击人身的嫌疑，就是黑色玩笑了。黑色玩笑对人际关系的破坏力相当大，小敏对此却浑然不觉，这就是她聪明能干，却得不到重用的原因。
其实，黑色玩笑体现着一个人自身的弱点：面对一个人或一件事时，会不自觉地挑刺，这只不过是一种思维习惯而已。
在生活中，喜欢开黑色玩笑的人一定是热衷于挑刺的人，这类人常被视为“刻薄”，比较容易引起别人的反感。同事或许会笑过就算了，但冒犯老板尊严的后果是相当严重的。如果想在老板面前留下好的印象，就应该努力地克服自己的人性弱点，学会宽容，学会发掘别人的优点，慢慢改变“刻薄”的形象，并且要知道语言沟通的重要性。
能够与上司进行很好的语言沟通，无论是为公还是为私都有很大的好处。在公事上，由于双方的宾主关系掺杂了一定程度的友谊，在合作上较为默契，这样就减少了许多不必要的误会，并且又提高了工作效率。在私事上，上司对下属的了解程度愈高，便愈能获得安全感，一切都在上司的掌握之中，调动自如。
员工在职场上混饭吃，最忌的是与上司斗气。尽管作为下属的你没有错，上司明摆着是偏袒其他人，可是如果认真地斗起来，最终只能是员工像一只斗败的公鸡，铩羽而归。因此，做下属的必须设法与上司处好关系，并掌握好语言沟通的技巧，处好关系的关键便是要掌握说话的技巧。即拣上司爱听的说，既使犯颜上谏，也要“曲线救国”，切不可信口开河，贸然出言。否则，一语失言，悔之晚矣！
有些让上司不高兴或下不来台的话，在与上司进行沟通时值得引起注意。
再回答上司的问题时说：“随便！”“都可以！”这样的回答，会让你的上司感到你感情冷漠，不懂礼节，对什么都采取一种漠不关心的态度。这样，你在他心中的印象就会下降一个档次，这可不是件好事情；对上司说：“这事你�